Manajemen Proyek

Manajemen Proyek

                Pengetahuan mengenai manajemen proyek dirasa sangat urgen karena tidak hanya agar mendapatkan investasi proyek yang tepat sasaran dan bermanfaat, tetapi juga agar memperoleh benefit yang optimal dari proyek yang dibangun baik bagi penggagas, pemilik, maupun pengguna. Materi pengetahuan mengenai manajemen proyek ini diantaranya mengenai jenis dan besaran proyek, investasi proyek, penilaian proyek dan pengelolaan proyek.

                Proyek merupakan suatu rangkaian kegiatan dengan tujuan tertentu dan menggunakan sumber daya tertentu yang dilakukan dalam waktu relatif terbatas. Proyek muncul didasari karena adanya masalah yang harus dihadapi, misalnya adanya banjir, kekeringan, akses terbatas, dan sebagainya. Selain itu proyek juga muncul karena adanya potensi untuk dikembangkan, misalnya potensi pertambangan, pabrik, pariwisata, dan lain-lain.

                Public Investment project adalah proyek yang ditujukan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat, contohnya pembangunan jalan dan jembatan. Comercial investment project adalah proyek yang ditujukan untuk komersil dan mengarah kepada keuntungan atau inner profitability analysis, contohnya pembangunan supermarket, pabrik dan sebagainya.

                Suatu kegiatan proyek diharapkan mencapai target sasaran dan mendatangkan output yang baik, outcome, benefit dan berdampak bagi masyarakat. Sasaran atau target adalah hasil/ keluaran yang dihasilkan dari suatu program kegiatan. Output atau keluaran yaitu barang atau jasa yang dihasilkan oleh kegiatan yang dilaksanakan untuk mendukung pencapaian sasaran dan tujuan program dan kebijakan. Outcome atau hasil adalah segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran dari kegiatan-kegiatan dalam suatu program. Dan dampak atau impact yaitu segala sesuatu yang mencerminkan bermanfaatnya dari fungsi kegiatan-kegiatan dalam suatu program.

                Siklus kegiatan dari suatu proyek yang disusun sedemikian rupa dan dilaksanakan tahap demi tahap secara rinci disebut project cycles atau project anatomy. Siklus proyek secara umum terdiri dari : penelaahan awal (reconaisance study), rencana umum/ masterplan yaitu perencanaan umum yang terintegrasi dari berbagai aspek dan sektor, lalu prefeasibility study, dan feasibility study atau studi kelayakan yaitu penelitian secara detail dari berbagai aspek atas kelayakannya suatu proyek. Kemudian setelah itu ada preliminary design atau desain awal, lalu desain detail, land aquitition atau pengadaan lahan, dan selanjutnya tahap pembangunan atau construction. Setelah suatu proyek selesai dibangun, maka masuk pada tahap operasional, contohnya operasionalnya sebuah pabrik yang telah selesai dibangun, juga terdapat tahap maintenance atau pemeliharaan dan tahapan pengawasan/ monitoring dan evaluasi. Secara sederhana siklus proyek ini dapat disingkat menjadi SIDLACOME, yaitu Survey, Investigation, Design, Land Aquitition, Construction, Operation, Maintenance, Evaluation.

                Untuk mewujudkan suatu proyek diperlukan adanya investasi baik berupa uang (money), sumberdaya orang (man), material, metode dan mesin (machine). Pada tahapan perencanaan awal, setelah memperhatikan berbagai pertimbangan aspek sosial dan teknis, maka  aspek finansial perlu diperhatikan mengenai berbagai biaya (cost) yang akan timbul dari pelaksanaan proyek, antara lain biaya awal (sunk cost), design cost, land aquitition cost, construction cost, biaya penyusutan atau depreciation cost, interest and liabilty return cost, administration cost, maintenance cost, dan biaya tak terduga atau contingencies cost.

                Penilaian suatu proyek dilakukan atas dasar perhitungan dari berbagai kriteria investasi yang diterapkan, antara lain Benefit Cost Ratio (BCR) yaitu membandingkan seluruh manfaat/ benefit yang diperoleh akibat dibangunnya suatu proyek dibandingkan dengan seluruh biaya-biaya yang dipakai untuk keperluan investasi termasuk investasi tambahannya. Sebagai bahan analisa biasanya dibandingkan antara sebelum dan sesudah proyek dibangun serta tanpa dan dengan dibangunnya suatu proyek. Kriteria selanjutnya adalah Net present value, yaitu hasil yang diperoleh dari pengurangan benefit yang diperoleh tiap tahun selama umur proyek dikurangi dengan biaya-biaya investasi, perbaikan maupun penggantian yang dilakukan terhadap proyek yang dihitung berdasarkan nilai sekarang, atau dengan kata lain yaitu mengurangi nilai benefit sekarang dengan nilai biaya sekarang. Kriteria berikutnya yaitu Internal Rate of Return, yaitu tingkat bunga yang menjadikan nilai sekarang dari benefit yang diharapkan akan diterima sama dengan jumlah dari nilai sekarang dari pengeluaran investasi. Kriteria ini membandingkan nilai bunga usaha dengan nilai bunga uang, yang diharapkan hasil usaha akan lebih besar dari inflasi. Kriteria terakhir adalah Payback Period atau masa pelunasan, yaitu masa pembayaran kembali yang dihitung dari benefit-benefit yang diperoleh setiap tahun dikurangi dengan biaya-biaya investasi yang telah ditanamkan.

                Pengelolaan proyek adalah aktivitas merencanakan (planning, schedulling), mengorganisasikan, melaksanakan, dan mengendalikan aktivitas proyek sehingga sasaran dan tujuan proyek dapat dicapai. Alat kontrol yang digunakan dalam mengendalikan proyek antara lain : surat perintah mulai kerja, kontrak, jadwal pelaksanaan / construction schedule (Barchart, S Kurve, CPM), Rapat Prakonstruksi / Pre construction meeting, Rencana mutu / Project Quality plans, Review design, advance payment, buku harian dan laporan, Show cause meeting (SCM), pembayaran prestasi pekerjaan, pekerjaan tambah kurang, perpanjangan waktu pelaksanaan, denda (liquidated damage), eskalasi, deskalasi, penyelesaian perselisihan kontrak, serah terima pertama atau provisional hand over (PHO), dan serah terima akhir atau final hand over (FHO).

                Dalam melakukan penilaian terhadap calon pelaksana sebuah proyek, dilakukan proses penilaian kualifikasi yaitu proses penilaian kompentensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan lainnya yang dipersyaratkan. Metode penilaian kualifikasi ada dua jenis antara lain metode prakualifikasi yaitu proses penilaian kualifikasi yang dilakukan sebelum pemasukan penawaran oleh calon penyedia, dan metode pascakualifikasi yaitu proses penilaian kualifikasi yang dilakukan setelah pemasukan penawaran oleh calon penyedia. Sedangkan metode evaluasi yang sering digunakan terhadap penilaian kualifikasi calon penyedia jasa, yaitu dengan menggunakan  metode sistem gugur untuk pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa lainnya, dan metode sistem nilai untuk pengadaan jasa konsultansi.

Manajemen Proyek Konstruksi

Industri konstruksi menjadi sebuah industri yang vital bagi sebuah bangsa. Konstruksi adalah industri yang menyokong keterbangunan infrastrukstur, serta industri manufaktur.  Dalam setiap pekerjaan konstruksi diperlukan keterampilan management of engineering yang dapat diaplikasikan dalam setiap pekerjaan konstruksi.

Sebuah pekerjaan konstruksi, yang sering disebut proyek, adalah sebuah identity yang unique, dimana setiap tahap-tahap, metode, dan pelaksanaan di lapangan memiliki keunikan tersendiri di dalamnya. Pengelolaan sebuah proyek adalah sebuah ‘seni’ mengelola sumber daya (resources) yang dimiliki, antara lain sumber daya tenaga, sumber daya material, sumber daya peralatan, dan sumber daya finansial; dalam setiap tahapan, mulai dari tahapan perencanaan, pelaksanaan, hingga tahapan pengendalian proyek.

Tahapan pertama pada pengelelolaan/ manajemen proyek yang dilaksanakan oleh penyedia jasa konstruksi adalah tahapan perencanaan. Ada beberapa kegiatan yang menjadi bagian dari tahapan perencanaan proyek, meliputi :

1. Mempelajari dokumen kontrak proyek, spesifikasi, gambar dan dokumen lain yang menyangkut dengan proyek yang akan dikerjakan
2. Melakukan survey awal di area kerja untuk mengetahui kondisi detail site yang akan dikerjakan
3. Mengamati dan mengidentifikasi permasalahan yang ada di lingkungan tempat kerja, baik itu aspek teknis, aspek lingkungan maupun aspek sosial
4. Menyusun metode pelaksanaan proyek, setiap item pekerjaan seperti galian, pengecoran, finishing dan lain-lain, serta menyusun schedule pelaksanaan proyek
5. Menyusun kebutuhan sumber daya proyek antara lain :

a.       Kebutuhan dan jadwal pengadaan bahan/material konstruksi

b.       Kebutuhan dan jadwal pengadaan alat konstruksi

c.        Kebutuhan dan jadwal pengadaan tenaga kerja konstruksi

d.       Kebutuhan dan jadwal pengadaan Sub Pelaksana konstruksi

6. Membuat rencana fasilitas lapangan sementara (temporary site facilities)

Tahapan kedua pada pengelelolaan/ manajemen proyek adalah tahapan pelaksanaan proyek. Di dalam melaksanakan sebuah proyek, terdapat aspek-aspek yang perlu diperhatikan yang meliputi dua hal, yaitu  Aspek Teknik dan Aspek Non Teknis.

1.       Aspek Teknik (Technical Aspect) adalah aspek yang berkenaan dengan teknis kegiatan proyek yang meliputi :

a.       Lingkup pekerjaan (scope of work)

Lingkup Pekerjaan merupakan batasan pekerjaan yang dilaksanakan dalam sebuah proyek. Adapun yang menjadi acuan dalam lingkup pekerjaan yang dilaksanakan adalah lingkup pekerjaan yang secara jelas dinyatakan di dalam kontrak. Lingkup pekerjaan ini menjadi dasar dalam memilih metode pelaksanaan pekerjaan dan mengendalikan biaya kontrak. Setelah mengetahui lingkup pekerjaan yang dilaksanakan dan tertuang di dalam kontrak, selanjutnya perlu dilakukan kegiatan-kegiatan dalam rangka merinci/ mendetailkan lingkup pekerjaan yang dilaksanakan, antara lain volume pekerjaan dan spesifikasi teknis pekerjaan dan material.

b.       Metode pelaksanaan pekerjaan (Method of work)

Metode pekerjaan adalah cara bekerja dengan menggunakan segenap sumber daya yang ada, baik sumber daya tenaga, sumber daya material dan alat untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan efektif dan efisien. Metode Pelaksanaan Pekerjaan Proyek  yang telah disusun pada tahapan perencanaan proyek selanjutnya menjadi acuan teknis pekerjaan di site. Namun demikian, kadangkala terdapat kondisi dimana metode perencanaan yang telah disusun terkendala pelaksanaannya di lapangan. Oleh karena itu diperlukan rapat koordinasi secara periodik, baik harian maupun mingguan, untuk membicarakan metode dan teknis pekerjaan di lapangan sehingga didapatkan metode pekerjaan yang aplicable  dan tentu saja diharapkan lebih efektif dan efisien dalam pelaksanaannya di site.

c.        Kualitas pekerjaan (Quality)

Kualitas pekerjaan berkenaan dengan pelaksanaan monitoring dan pengendalian pekerjaaan agar didapatkan hasil pekerjaan yang bermutu tinggi.

d.       Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan (Schedule),

Jangka waktu pelaksanaan proyek dan pengendalian terhadap batasan-batasan waktu setiap item pekerjaan.

2.       Aspek Non Teknis, antara lain aspek manajemen pengelolan proyek, aspek hukum berkaitan dengan pematuhan terhadap norma hukum yang berlaku, aspek lingkungan yang berkaitan dengan pengaruh proyek lingkungan, serta mengenai administrasi kontrak, finansial termasuk pajak dan asuransi, serta aspek sosial

Tahapan ketiga pada pengelelolaan/ manajemen proyek adalah tahapan pengendalian/ evaluasi proyek yang dilakukan secara periodik bersamaan dengan tahapan pekerjaan proyek. Tahapan pengendalian ini dilaksanakan dengan tujuan bagaimana pengelolaan proyek dapat mencapai visi atau target yang telah ditetapkan, yaitu dapat dipenuhinya schedule pekerjaan, dapat diselesaikannya produk proyek konstruksi yang bermutu baik, ramah lingkungan, serta dapat diraihnya profit atau keuntungan.

Sumber :

-          Materi Pelatihan Manajemen Proyek Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum di Pekanbaru tanggal 11-15 April 2016

-          Materi Pelatihan Manajemen Proyek Konstruksi PT Waskita Karya di Jakarta tanggal 25-29 Juni 2012

-          Materi Pelatihan Sertifikasi Pengadaan Barang dan Jasa oleh LKPP di Pekanbaru tanggal 10-14 Agustus 2015